Administración Propia o por un Profesional Independiente?

Al contratar un Administrador del Edificio o Conjunto, se está delegando una gestión técnica y compleja a un Profesional que debe tener una serie de competencias y experiencia, y que dedicará su esfuerzo contra el reconocimiento de un Honorario.

La alternativa que tiene un Inmueble es que uno de los Copropietarios se haga cargo de la Administración ad-honorem, es decir que no recibe ninguna remuneración. Nuestra experiencia nos permite hacer las siguientes observaciones:

1. Atención Dedicada. La contratación de un administrador independiente le debe permitir al Inmueble y su Comunidad disfrutar de una atención dedicada de un Profesional que cuente con el respaldo de una Empresa, Equipo de Trabajo de especialistas y Herramientas de última generación.
2. Conflicto de interés. La perspectiva que se debe mantener desde la gestión de la Administración tiene un enfoque técnico y debe buscar atender imparcialmente todos los requerimientos de los Copropietarios y del Inmueble. Los Copropietarios mantienen una perspectiva desde la Propiedad del Inmueble y pudieran presentar intereses personales contrarios al interés común, por ejemplo, la promoción de la No contratación de servicios obligatorios para el Inmueble que eleven el presupuesto de gastos comunales.
3. Confidencialidad. La gestión de la Administración atiende un sinnúmero de situaciones particulares individuales o familiares que deben ser atendidas con un estricto compromiso de confidencialidad y sigilo.
4. Gobernabilidad. Debe promoverse aplicar prácticas de Buen Gobierno Corporativo y fomentar la creación de Contrapesos. La Propiedad del Inmueble está presente en la Asamblea de Copropietarios, quienes nombran a un Presidente y Miembros de una Junta Directiva, equivalente al Directorio de una empresa. Es esta Junta Directiva la que debe supervisar la gestión de la Administración, que equivale a la Gerencia General de una empresa. Si un Copropietario ejerse la Administración, la función de Control y Supervisión se estaría realizando entre vecinos, comprometiendo el principio de Contrapesos y Conflicto de Interés.
5. Condiciones de formales de Honorario y Horario de atención. Una característica importante en la Gestión de Administración es la necesidad de la definición de un Horario de Atención personal a los Copropietarios, Personal contratado por el Inmueble, Proveedores, etc., así como tiempo para realizar diligencias bancarias, ministerios, S.R.I., etc. Este horario debe estar publicado y ser cumplido puntualmente a fin de facilitar la gestión. En relación al tiempo que demande cada Inmueble viene un costo a ser reconocido en forma de Honorarios. Si la Administración la ejerse un Copropietario, es importante formalizar el concepto del Horario y debería existir un reconocimiento del costo de dicho tiempo; normalmente genera un potencial conflicto el hecho que un vecino cobre algún valor del Presupuesto de Gastos Comunales.
6. Definición de Funciones. La Cancelación de un Honorario y la definición de Responsabilidad y Alcance de Funciones mediante un Contrato otorga a la Directiva el derecho de exigir cuentas, resultados, pero especialmente la independencia de tomar decisiones. El Reglamento de la Ley de Propiedad Horizontal describe claramente las funciones mínimas del Administrador, de igual manera, las consecuencias por la falta de gestión. Si la gestión de una Administrador no fuera satisfactoria, la Directiva y/o Asamblea de Copropietarios tienen el derecho de removerlo de sus funciones, pero si dicho Administrador es un Copropietario, esta decisión se puede ver comprometida por un conflicto por pretender exigir resultados a una gestión que no está siendo reconocida económicamente, o que luego de salir de la Administración, el Copropietario seguirá siendo una miembro de la Comunidad del Inmueble mientras conserve alguna propiedad en el mismo.
7. Contingencias. La firma de un Contrato de Servicios Profesionales debe evitar un Contingente Laboral. La falta de un marco contractual entre un Copropietario que ejerse la Administración y el Inmueble pudiera generar una contingencia laboral ya que éste pudiera plantear en algún momento que ha venido cumpliendo un trabajo y muchas de las características legales para la determinación de Relación de Dependencia y que no ha recibido el pago de su remuneración, estabilidad laboral y demás beneficios.

La administración profesional del inmueble es un asunto fundamental como sustento de la vida en comunidad. MyConcierge ofrece un servicio cordial, especializado, técnico, estrictamente apegado al marco regulatorio vigente, a fin de que el edificio conserve su funcionalidad en el largo plazo.

En el caso que el Inmueble necesitara optar por la alternativa de gestionar la Administración a través de un Copropietario, MyConcierge recomienda delinear bien el marco regulatorio interno: reglamentos, políticas, controles, indicadores de gestión, etc.; eventualmente la contratación de una herramienta tecnológica de gestión y comunicación interna, y entonces delegar una gestión predefinida de manera interna.

Consúltenos cuál es la mejor alternativa para su inmueble, estaremos gustosos de asesorarle.